Aufgaben richtig delegieren – Darauf kommt es an

Zeit ist ein kostbares Gut, insbesondere für dich als Unternehmer:in, wenn du auch dein Privatleben genießen willst. Eine Studie von The Alternative Board zeigt, dass Führungskräfte und Unternehmer:innen oft einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit alltäglichen Aufgaben verbringen, wodurch strategische Planung und Unternehmensentwicklung zu kurz kommen. Das führt nicht nur zu langen Arbeitstagen, sondern kann auch das Risiko für Erschöpfung und Burnout erhöhen. 

Trotzdem verbleiben viel zu viele Aufgaben auf deinem Tisch. Aufgaben delegieren? Ja, gerne, aber wann und wie? In diesem Artikel gehe ich darauf ein, warum das Delegieren von Aufgaben so entscheidend ist und wie es dir helfen kann, deine Arbeitslast zu reduzieren, mehr Zeit für dich und deine Themen zu gewinnen, deine Ziele zu erreichen und gleichzeitig dein Team zu stärken.

Was ist delegieren überhaupt?

Delegieren ist eine Kunst, die du als Unternehmerin meistern solltest. (Fast) Jed:r weiß, dass es ab einem bestimmten Punkt sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben. Delegieren ist dabei weit mehr als nur das Weitergeben von Aufgaben – es ist ein entscheidender Schritt, um dein Unternehmen effektiver zu führen und dein Zeitkonto zu schonen. Dabei geht es darum, Verantwortlichkeiten geschickt an dein Team zu übertragen, damit du dich auf strategische Aspekte deines Geschäfts konzentrieren kannst.

Damit es mit dem Delegieren auch klappt, braucht es

  • klar definierte Ziele,
  • die Auswahl der richtigen Personen für bestimmte Aufgaben und
  • effektive Kommunikation.

Durch Delegieren verteilst du die Arbeitslast, gestaltest deine Arbeitszeit effizienter und sicherst das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens.

Aufgaben delegieren durch klare Ziele
Damit das Delegieren auch klappt, braucht es unter anderem klar definierte Ziele.

Was gehört zur Aufgabendelegation?

Bei der Aufgabendelegation gehören mehrere Schlüsselaspekte dazu:

  • das Delegieren der Aufgabe selbst
  • der damit verbundenen Befugnisse
  • der erforderlichen Kompetenzen und nicht zuletzt
  • der Verantwortung.

Beginne damit, die spezifischen Aufgaben zu identifizieren, die du abgeben kannst. Dabei ist es wichtig, dass du auch die damit einhergehenden Befugnisse überträgst, sodass dein Team oder einzelne Mitarbeiter:innen eigenständig Entscheidungen treffen kann. Gleichzeitig musst du sicherstellen, dass die Teammitglieder die benötigten Kompetenzen haben oder entwickeln können, um die Aufgaben erfolgreich zu erledigen.

Ein zentraler Punkt ist die Übergabe der Verantwortung: Wenn du Aufgaben delegierst, gibst du auch einen Teil der Verantwortung ab. Dies bedeutet, dass du Vertrauen in die Fähigkeiten deines Teams setzen und ihnen die Freiheit geben musst, Aufgaben auf ihre Weise zu lösen. Deine Rolle verschiebt sich dabei mehr zu einer unterstützenden und beratenden Funktion, in der du Feedback und Leitung bietest, anstatt direkt einzugreifen.

Diese umfassende Herangehensweise an die Delegation stärkt das Vertrauen, fördert die Eigenverantwortung des Teams und ermöglicht es dir, dich auf die übergeordneten Ziele deines Unternehmens zu konzentrieren.


Aufgaben delegieren – Lohnt sich das?

Delegieren lohnt sich definitiv, und zwar in mehrfacher Hinsicht. Indem du Aufgaben an dein Team weitergibst, kannst du dich auf die Bereiche konzentrieren, in denen du die größte Wirkung für dein Unternehmen erzielst. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität deiner Arbeit.

Diese Art der Arbeitsaufteilung bringt mehrere Vorteile mit sich. Indem du dich auf deine Kernkompetenzen fokussierst, überlässt du es deinen Mitarbeitern als Spezialisten, sich um die Details und die bestmögliche Umsetzung zu kümmern. Sie denken mit, übernehmen Eigenverantwortung und tragen aktiv zum Erfolg bei. Diese Art der Aufgabenverteilung steigert nicht nur die Effizienz, sondern erhöht auch deutlich die Motivation im Team.

Dein Team erhält die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und neue Fähigkeiten zu erlernen, was wiederum die Arbeitszufriedenheit und die Mitarbeiterbindung erhöht. Gleichzeitig kannst du dich auf jene Aufgaben konzentrieren, die deinen einzigartigen Stärken entsprechen und die größte Wirkung für dein Unternehmen haben. Durch Delegieren entsteht eine dynamische Arbeitsumgebung, in der jeder seine Stärken einbringt und das Gesamtziel des Unternehmens unterstützt.

Kurz gesagt, Delegieren ist eine strategische Entscheidung, die das Potenzial deines Unternehmens und deines Teams maximiert und dir hilft, langfristig erfolgreicher und zufriedener zu sein.

 

Welche Herausforderungen bestehen beim Delegieren von Aufgaben?

Das Delegieren von Aufgaben kann aus mehreren Gründen herausfordernd sein.

1. Loslassen von Kontrolle

Zunächst einmal ist das Loslassen von Kontrolle oft schwierig, besonders wenn du gewohnt bist, alles selbst zu managen. Es erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten deines Teams und die Bereitschaft, Fehler als Teil des Lernprozesses zu akzeptieren.

Tipp: Ich kann nur sagen, einfach mal machen. Probiere es aus und beobachte für dich, was es mit dir macht, wenn nicht mehr alles auf deinen Schultern lastet. Im besten Fall ist die Entlastung für dich schnell spürbar, so dass du Lust auf mehr Abgabe von Kontrolle bekommst.

2. Sorge vor Qualitätsverlust

Ein weiterer Aspekt ist die Angst, dass Aufgaben nicht so erledigt werden, wie du es dir vorstellst. Diese Befürchtung kann dazu führen, dass du zögerst, Verantwortung abzugeben. Ebenso kann die Sorge um die Qualität der Arbeit dazu führen, dass du Aufgaben lieber selbst erledigst.

Tipp: Eines ist ja klar. Wer auch immer Aufgaben von dir übernimmt, ist nicht du! Es ist sehr wahrscheinlich, dass Aufgaben anders bewältigt werden, als von dir. Wichtig ist jedoch, dass das Ziel klar ist. Und da kommt Punkt 3 ins Spiel.

3. Die richtige Kommunikation

Außerdem kann die richtige Kommunikation eine Herausforderung sein. Es ist entscheidend, dass deine Erwartungen klar und deutlich kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Tipp: Hab keine Hemmungen deutlich zu formulieren, was du von deinem Teammitglied erwartest und wie das Ergebnis aussehen soll. „Hast du alles, was du brauchst, um die Aufgabe erledigen zu können?“ ist dabei übrigens eine enorm wichtige Frage.

4. Auswahl der richtigen Menschen

Ebenso ist die Auswahl der richtigen Person für eine Aufgabe wichtig. Nicht jeder Mitarbeiter ist für jede Aufgabe geeignet, und eine falsche Zuordnung kann zu Frustration und Ineffizienz führen.

Tipp: Überlege sehr sorgfältig, was die Person für Fähigkeiten und Kompetenzen mitbringen muss, um die Aufgabe optimal erledigen zu können. Je besser hier die Vorarbeit, desto größer das Potenzial deiner Entlastung.

5. Einarbeitung von neuen Teammitgliedern

Außerdem kann es sein, dass deine Teammitglieder zunächst nicht die nötigen Fähigkeiten oder das Verständnis für die delegierten Aufgaben haben, was zusätzliche Zeit für Schulungen und Einarbeitung bedeutet. Dies kann in der Übergangsphase eine zusätzliche Belastung darstellen.

Tipp: Überlege dir im Vorfeld sorgfältig, wie das Onboarding der Person aussehen muss, damit sie die gewünschten Aufgaben gut übernehmen kann. Mache einen Plan und – vor allem – blocke dir ausreichend Zeit für die Begleitung und Feedback in dieser Phase.

All diese Herausforderungen machen das Delegieren zu einer Kunst, die gelernt und geübt werden muss, um effektiv zu sein.


Acht Aufgaben, die sich gut abgeben lassen

  1. Kleine, alltägliche Aufgaben

Denk daran, wie viel Zeit kleine Aufgaben wie das Versenden von E-Mails oder das Planen von Meetings eigentlich beanspruchen. Auch wenn sie einfach erscheinen, summieren sie sich schnell und fressen wertvolle Zeit, die du für wichtigere strategische Entscheidungen nutzen könntest. Es ist klug, solche Aufgaben zu delegieren, um dich auf deine Kernaufgaben zu konzentrieren.

  1. Zeitaufwändige Routineaufgaben

Routineaufgaben, die wenig Fachwissen erfordern, sollten automatisiert oder delegiert werden. und vermeidest Monotonie. Regelmäßige, wiederkehrende Aufgaben eignen sich hervorragend. Sie lassen sich leicht erlernen und von anderen effizient übernehmen.

  1. Aufgaben mit Lernpotenzial

Betrachte Aufgaben, die Entwicklungsmöglichkeiten bieten, wie die Pflege der Homepage. Diese zu delegieren, hilft anderen, neue Fähigkeiten zu erlernen, während du dich auf komplexere Aufgaben konzentrierst.

  1. Aufgaben, die andere besser können

Delegiere Aufgaben, die nicht deinen Stärken entsprechen, an Teammitglieder, die dafür besser geeignet sind. Dies steigert die Effizienz und die Qualität der Ergebnisse.

  1. Zeitintensive Aufgaben

Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen und dich von deinen Hauptverantwortlichkeiten ablenken, sind ebenfalls hervorragend geeignet, an andere Personen übergeben zu werden. So bleibt mehr Zeit für deine Kernkompetenzen und strategische Planung.

  1. Interessante Aufgaben

Delegiere auch Aufgaben, die Spaß machen und motivierend sind, um die Arbeitszufriedenheit im Team zu steigern.

  1. Aufgaben, die dich nicht mehr interessieren

Wenn du das Interesse an bestimmten Aufgaben verloren hast, gib sie weiter. Dies bringt neuen Schwung ins Team und verhindert Stagnation.

  1. Aufgaben mit wechselnden Vorschriften

Delegiere Aufgaben, die ständig aktualisierte Kenntnisse erfordern, an spezialisierte Teammitglieder. Sie können sich gezielter darauf konzentrieren und bleiben immer auf dem neuesten Stand.

Aufgaben richtig delegieren in 5 Schritten

Ohne Plan oder frei nach Lust und Laune zu delegieren macht natürlich nicht ganz so viel Sinn. Deshalb ist es wichtig, einige Dinge zu beachten.

Schritt 1: Identifiziere delegierbare Aufgaben

Betrachte deine täglichen Aufgaben und identifiziere jene, die du effektiv an dein Team delegieren kannst. Wähle Aufgaben aus, die nicht zwingend deine persönliche Expertise oder Entscheidungsgewalt erfordern. Um den größten Nutzen aus dem Delegieren von Aufgaben zu ziehen, ist es unvermeidlich, auch Kontrolle abzugeben. So sollte einem Mitarbeiter neben den neuen Aufgaben auch ein gewisser Grad an Verantwortung und Entscheidungsfreiheit übertragen werden, z.B. hinsichtlich des Budgets oder der gestalterischen Freiheit.

Schritt 2: Wähle das richtige Teammitglied aus

Dieser Punkt scheint offensichtlich zu sein und dennoch gibt es oft Probleme, das richtige Teammitglied zu identifizieren. Entscheide, welches Teammitglied die nötigen Fähigkeiten, die passende Motivation, Interesse und vor allem auch die zeitlichen Ressourcen  für die jeweilige Aufgabe hat. Berücksichtige dabei die individuellen Stärken und Entwicklungspotenziale.

Schritt 3: Setze klare Ziele und Erwartungen

Formuliere deutlich, was das Ziel der Aufgabe ist und was du erwartest. Ein simples „Übernimm doch bitte ab heute das Social Media Management  für mich.“ reicht nicht aus. Gib klare Fristen und erforderliche Standards vor. Welche Vorgaben kannst hinsichtlich Postingrhythmus, Gestaltung, Postingart, Markenfarben usw. mitgeben. Es ist wichtig, dass du deine Erwartungen und Anweisungen klar kommunizierst. Berücksichtige dabei nicht nur das „Was“ und „Wie“ einer Aufgabe, sondern auch das „Warum“. Dies hilft deinen Mitarbeitern, den Zweck hinter ihren Aufgaben zu verstehen und sie motivierter und zielgerichteter zu erledigen.

Schritt 4: Biete Unterstützung und Ressourcen

Stelle sicher, dass dein Teammitglied alle notwendigen Ressourcen und Informationen wie zum Beispiel Zugänge zu bestimmten Tools  hat, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Bleibe auch nach der Delegation für Fragen und Unterstützung verfügbar. Eine offene Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg der delegierten Aufgaben. Hilfsmittel wie eine Projektmanagement-Software können dabei unterstützen.

Schritt 5: Feedback und Anerkennung

Überwache den Fortschritt und biete insbesondere in der Anfangsphase  konstruktives Feedback. Onboarding in eine neue Aufgabe ist ein Prozess und kostet Zeit. Zeige Anerkennung für gut erledigte Arbeit und nutze Erfahrungen als Lernmöglichkeiten für zukünftige Delegationen.

Fazit: Aufgaben zu delegieren, lohnt sich!

Abschließend lässt sich sagen, dass effektives Delegieren ein unverzichtbares Instrument für jede erfolgreiche Unternehmerin ist. Es ermöglicht dir vor allem eine bessere Nutzung deiner zeitlichen Ressourcen. Wer Aufgaben delegiert, gewinnt langfristig erheblich mehr Zeit. Diese Zeit kannst du nutzen, um die Strategie und Vision deines Unternehmens zu entwickeln und dich auf deine Führungsaufgaben zu konzentrieren.

Aber nicht nur das. Durch die Übertragung von Verantwortung und die Förderung der Selbstständigkeit deiner Mitarbeiter trägst du wesentlich zur Motivation und Zufriedenheit im Team bei. Delegieren bedeutet also nicht nur, Aufgaben abzugeben, sondern auch, Vertrauen zu schenken und das Potenzial deiner Mitarbeiter zu entfalten. Durch diese Herangehensweise stärkst du dein Unternehmen und schaffst eine Basis für langfristigen Erfolg und Zufriedenheit.

 

Hi, ich bin Katrin

Als Business und Leadership Coach begleite Unternehmer:innen dabei, die Unternehmerin zu werden, die sie sein wollen, ihr Business nach ihren Vorstellungen zu führen und mehr Zeit für ihre Themen zu gewinnen.

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