„Ich habe das Gefühl, dass ich nur noch reagiere.“ sagte mir vor einiger Zeit eine liebe Kollegin. Was war passiert? Sie bekam aus unterschiedlichen Richtungen Anfragen. Daran ist ja erst einmal nichts auszusetzen. Die meisten davon nahm sie an, weil es interessante Projekte waren oder die Anfragen von langjährigen Kunden kamen. Gleichzeitig schmolz die Zeit für die Entwicklung ihres eigenen neuen Produkts auf ein Minimum zusammen. Dann kamen da auch noch die Bedürfnisse ihrer Familie, denn zu der Zeit befanden wir uns noch mitten im Lockdown.

Was passierte? Sie stellte ihr eigenes Produkt hinten an und erledigte die Kundenaufträge. Sie organisierte neben der Arbeit noch das Familienleben, denn ihr Mann konnte kaum zu Hause arbeiten. Dabei blieben ihre Bedürfnisse oft auf der Strecke. Eins davon – regelmäßig laufen zu gehen – hatte sie schon lange nicht mehr befriedigen können. Sie war frustriert, denn dieser Verzicht hatte sich tatsächlich auch schon in Kilos auf den Hüften bemerkbar gemacht. So konnte es nicht weitergehen!

Was ist Planung überhaupt?

Bei dem Verständnis darüber was Planung ist, gehen die Meinungen auseinander. Viele verstehen unter einer guten Planung, möglichst viele Themen in kurzer Zeit unterzubringen. Außerdem werden möglichst viele Tabellen mit Zahlen befüllt, die dann ein Jahr lang nicht mehr angeschaut werden. Ja klar, ich übertreibe, aber ich glaube, du weißt, was ich meine. Vielleicht merkst du ja auch schon: Das ist nicht mein Verständnis von Planung.

Für mich ist bei einer Planung nicht das Ziel, möglichst viel in einen Tag zu quetschen. Das hätte meiner lieben Kollegin aus dem obigen Beispiel nicht geholfen – im Gegenteil. Es geht nicht um Selbstoptimierung in dem Sinne, dass ich immer mehr in noch kürzerer Zeit schaffe. Damit habe ich noch gar nichts gewonnen. Vielmehr geht es für mich darum, nicht nur die Dinge richtig zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun. Damit ich weiß, was das ist, setze ich in meiner Arbeit auf fünf Schritte.

Schritt 1: Reflexion

In einem Jahr passiert ganz schön viel. Wir schaffen es oft nicht, uns an alles Wichtige zu erinnern. Um einen Überblick über all die Erfolge, Learnings und Entwicklungen aus dem letzten Jahr zu bekommen, blicke ich gerne einzeln auf die Monate zurück. Ich schaue mir nicht nur an, was ich erlebt habe, sondern auch wie ich mich dabei gefühlt habe.

Als Erinnerungshilfe dient mir dabei mein Kalender, meine Umsatzübersicht und mein Handy – da forste ich dann die Fotos durch. Seit Anfang des Jahres schreibe ich auch regelmäßig Monatsrückblicke, was mir ebenfalls sehr bei der Reflexion hilft.

Schritt 2: Loslassen

Nachdem ich nun alles mal vor mir ausgebreitet habe, sehe ich auch ziemlich schnell, was nicht so gut war. Vielleicht hat eine Idee nicht gezündet oder ich finde sie gar nicht mehr so gut. Dann ist es wichtig, mich auch von Projekten, Kursen, Weiterbildungen oder was auch immer zu trennen, sie loszulassen. Nein, das ist nicht immer leicht. Daher stelle ich mir an dieser Stelle vor: Wie fühle ich mich, wenn ich das Thema losgelassen habe? Wie geht es mir dann? Wie bin ich dann?

Schritt 3: Blick nach vorne richten

Nachdem ich einen Blick in die Vergangenheit geworfen habe, gilt es nun den Blick nach vorne zu richten. Daher frage ich mich dann, wie das Jahr, das Quartal oder der Monat gewesen sein soll, wenn ich darauf zurückblicke. Wie will ich mich fühlen? Was habe ich erreicht, welche Meilensteine geschafft? Das ist die Basis für Schritt drei.

Schritt 4: Themen sammeln, priorisieren und einplanen

Ich sammle zunächst alle Themen, die ich im entsprechenden Zeitpunkt angehen möchte. Dabei unterteile ich diese Projekte noch in vier Kategorien:

1. Welche bringen direkt Umsatz?,

2. Welche dienen meinem Marketing?

3. Welche dienen der Entwicklung meines Business und

4. Welche zahlen auf meine persönliche Entwicklung ein?

Nachdem ich die Themen gesammelt habe, kommt meist der schwerste Teil. Ich darf wählen, welche Themen Priorität haben und welche nicht. In jeder Kategorie werden drei Themen ausgewählt, die umgesetzt werden. „Warum denn nur drei, wie soll ich mich denn da entscheiden“ denkst du jetzt vielleicht. Genau dafür mache ich den zweiten Schritt. Ich kann nun alle meine Themen auf der Liste an meinen Zielen entlangführen und abgleichen, ob sie dazu passen. Zahlen die angedachten Projekte darauf ein oder nicht. Wenn nicht, dann – zumindest für den Moment – weg damit. Sie bleiben einfach im Themenspeicher für ein ander Mal oder falls ich doch überraschend schnell alles weitere erledigt habe.

Habe ich in jeder Kategorie drei Themen gewählt, geht es an die Planung. Dafür nehme ich mir einen Kalender mit Jahresübersicht und verschieden farbige Stifte. Nun blocke ich mir zunächst Zeit für Urlaube und feste Termine. Danach kommen alle meine Projekte für das Jahr an die Reihe. Meiner Erfahrung nach ist der Kalender dann meist schon sehr gut gefüllt. Und auch wenn sich die ein oder andere Lücke zeigt, gut so. Denn ein wenig Puffer für Unvorhergesehenes ist immer gut. Mir gibt das enorm Orientierung und Klarheit für das Jahr. So marschiere ich also los.

Schritt 5: Dranbleiben

Anfang des Jahres bin ich meist hoch motiviert. Alles steht auf Null. Doch nach ein paar Monaten schleichen sich dann doch auch blöde Gewohnheiten wieder ein. Doch noch drei Projekte anschieben, obwohl doch klar ist, dass dafür gar keine Zeit und keine Energie vorhanden ist. Auch dafür liebe ich meine Planung. Ein Blick auf die Übersicht und ich bin wieder geerdet.

Es passiert mir aber auch manchmal, dass ich in ein Motivationsloch falle. Dann ist es immer gut, ein paar verschiedene Tools an der Hand zu haben, die mir das Dranbleiben erleichtern. Denn Planung ist das eine, aber umsetzen und dranbleiben das Andere. Es nützt eben nicht nur zu wissen, was wir tun wollen. In der Umsetzung liegt die Kunst.

Lass uns Verzettelritis gegen Klarheit tauschen

Zurück zu meiner lieben Kollegin. Was hat sie nun gemacht? Sie kam in meinen Planungsworkshop und all ihre Themen und Projekte wurden gesammelt und mit Prioritäten versehen. Außerdem haben wir geschaut, wie welches Projekt auf ihre ganz persönlichen Ziele einzahlt. Manchmal erfordert es ein Nein zu jemand anderem, damit wir unsere Ziele erreichen können. Sie hat wieder mit Sport angefangen und ihn regelmäßig in ihren Alltag integriert. Damit war sie wieder ausgeglichener und zufriedener, was wiederum ihrer Familie direkt zu Gute kommt. Das alles geht mit einer guten Planung.

Das Jahresende steht bevor. Die Zeit im Jahr, wo du vielleicht sowieso schon reflektierst, wie dein Jahr so gelaufen ist und dir Neues für das kommende Jahr vornimmst. Lass uns diese Stimmung nutzen und in einen Jahresplan gießen, den du auch wirklich umsetzt. Meine fünf Schritte sind einfach der Wahnsinn, denn sie schaffen ein solch hohes Maß an Klarheit. So kannst du planvoll, organisiert und entspannt ins neue Jahr gehen.

Du wolltest ja selber planen, aber kommst nicht so richtig aus dem Quark? Ich kann dich gut verstehen. Mir fehlt oft allein die Disziplin, bestimmte Aufgaben anzugehen und durchzuziehen. In der Gruppe und mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, kein Problem. Wenn es dir auch so geht, dann komm doch gerne in meinen Workshop ROADMAP – Wir planen dein 2023 zusammen. Dort führe ich dich Schritt für Schritt durch den Prozess, zeige dir wie du deine Ideen priorisierst, ohne das etwas verloren geht und du am Ende einen roten Faden siehst, der dich durch dein 2023 führt. Lass uns 2023 zu einem Spitzenjahr machen!

Wie möchtest du ins neue Jahr starten?